Facilitair
Even voorstellen…
Sara Kerssens!
Mijn naam is Sara Kerssens, 42 jaar en woonachtig in Alkmaar. Inmiddels ben ik 6 jaar werkzaam bij ViVa! Zorggroep! Ik werk met veel plezier als ondersteunend medewerker op de afdeling Vastgoed & Facilitair.
Mijn functie is veelzijdig, wat mijn werk afwisselend en uitdagend maakt. Dagelijks houd ik mij bezig met agendabeheer, het plannen van afspraken en het bieden van administratieve ondersteuning aan de afdeling.
BHV en veiligheid: mijn passie Alles rondom BHV en veiligheid is een oprechte passie! Ik word er enthousiast van als ik er over kan praten en ervaringen kan delen! Veiligheid is een eerste levensbehoefte, maar wordt vaak als vanzelfsprekend beschouwd. Juist daarom zet ik mij graag in om bewustwording te vergroten rondom brand- en andere veiligheidsrisico’s. Ik draag graag bij aan een veilige omgeving voor zowel medewerkers als bewoners.
Samenwerken geeft mij energie Ik werk graag proactief,- effectief en efficiënt. Wanneer ik een taak oppak, wil ik dat deze een duidelijk doel heeft en zorgvuldig wordt afgerond. Ik denk in oplossingen en denk graag mee. Samenwerken geeft mij energie; door kennis en ideeën te bundelen kom je samen tot betere inzichten. Binnen de afdeling Vastgoed & Facilitair ervaar ik veel betrokkenheid en waardering. We doen het samen – dat is ons motto.
Nét wat extra kennis Verder blijf ik mezelf graag ontwikkelen. Zo heb ik vorig jaar de cursus tot Hoofd BHV gevolgd. Ik vind het waardevol om nét wat extra kennis te hebben, zodat ik collega’s kan informeren, adviseren en motiveren. De BHV-organisatie staat immers nooit stil. Blijven bewegen, verbeteren en groeien is essentieel om samen tot sterke en doordachte keuzes te komen.
Vrije tijd In mijn vrije tijd breng ik het liefst tijd door met mijn man en onze twee kinderen. We maken graag leuke uitstapjes, gaan gezellig uit eten of borrelen met vrienden. Daarnaast sport ik graag; een combinatie van beweging en krachttraining geeft mij energie. Ook sta ik regelmatig langs de lijn bij de voetbalwedstrijd van mijn zoon of zit ik samen met mijn dochter te knutselen aan de eettafel. Samen plezier maken,- actief bezig zijn en elkaar
aanmoedigen maakt voor mij het plaatje compleet.
Ik neem jullie graag mee in mijn werkweek bij de afdeling Vastgoed & Facilitair:
MAANDAG
Locatiebezoek
Sinds kort ga ik samen met mijn collega Elles Arxhoek langs alle locaties om met locatiemanagers en ploegleiders in gesprek te gaan over de BHV-organisatie. Deze gesprekken zijn waardevol: ze geven inzicht in wat goed gaat, waar uitdagingen liggen en hoe we samen kunnen blijven verbeteren. Altijd leuk om weer op locatie te zijn, want daar gebeurt het. Daar zie je in de praktijk waar we het allemaal voor doen.
DINSDAG
Een dag op kantoor
Vandaag breng ik mijn werkdag door achter mijn bureau. Ik houd me onder meer bezig met de urenregistratie van de afdeling Beheer & Onderhoud, agendabeheer, e-mail beantwoorden, afspraken inplannen en het opstellen van presentaties en verslagen.
WOENSDAG
Een vrije dag
Een fijne break in de week! ’s Ochtends begin ik graag met sporten, en ’s middags breng ik tijd door met mijn kinderen. Zo laad ik lekker op en geniet ik van een beetje quality time met het gezin.
DONDERDAG
Een dag op kantoor
Vandaag staat er een overleg gepland met de brandweer van de Veiligheidsregio. Samen hebben we één doel: ploegleiders beter voorlichten over de risico’s op onze locatie en zo de veiligheid verder versterken.
Voor BHV-ploegleiders en BHV’ers zijn de eerste drie minuten van een calamiteit cruciaal. In de eerste minuten wordt de basis gelegd voor het verdere verloop van het incident. Regelmatig oefenen is daarom essentieel om goed op elkaar ingespeeld te raken. In de praktijk ontbreekt het op de locaties echter vaak aan voldoende tijd.
Daarom organiseren we samen met de brandweer een bijeenkomst om de bewustwording van risico’s te vergroten. Door kennis en praktijkervaringen te delen, krijgen ploegleiders waardevolle inzichten mee die tijdens een calamiteit direct toepasbaar zijn. Proactief werken en blijven investeren in kennis vinden wij daarbij belangrijk.
Een sterk BHV-team begint bij goede samenwerking en het besef hoe belangrijk het is om de aanwijzingen van de ploegleider op te volgen. Om de bewustwording rondom rookgevaar te vergroten, maken we gebruik van een VR-bril. Zo ervaren ploegleiders realistisch hoe gevaarlijk rookontwikkeling kan zijn – vaak zelfs gevaarlijker dan de brand zelf.
VRIJDAG
Een thuiswerkdag
Op vrijdag werk ik vanuit huis en richt ik mij op mijn eigen mailbox en de BHV-mailbox. Een opgeschoonde en bijwerkte agenda! Wie wil dat nou niet? Daarnaast maak ik ruimte in mijn agenda om een instructie te schrijven over hoe we per locatie omgaan met de brandmeldinstallatie. Het doel is deze kennis te delen met het beveiligingsbedrijf dat in de avond en weekend onze gebouwgerelateerde spoedmeldingen en verstoringen oppakt.
Tot slot
Wat deze week écht bijzonder maakt, is de combinatie van samenwerken, leren en proactief bezig zijn. Of het nu gaat om het oefenen van BHV-situaties, nieuwe kennis opdoen of gewoon een praatje maken met collega’s op locatie – alles draagt bij aan een veilige en fijne werkomgeving. En het mooiste? We doen het samen, met plezier en betrokkenheid!
Nieuw beleidsdocument bundelt werkwijzen Vastgoed & Facilitair
Voor de afdeling Vastgoed & Facilitair is een integraal beleidsdocument in de maak. Hierin staan alle uitgangspunten, afspraken en processen van de afdeling. Het document vormt straks het overkoepelende raamwerk waarin alles samenkomt. Het beschrijft hoe ViVa! Zorggroep omgaat met vastgoed, facilitaire dienstverlening en alles wat daarbij hoort.
Door Harmen van Doorn
Het nieuwe document komt op Zenya en voegt alle bestaande werkwijzen samen, die nu verspreid staan over verschillende documenten óf alleen in de praktijk zo werken. Dennis de Haas, manager afdeling Vastgoed & Facilitair: “Door alles samen te brengen ontstaat als het ware een ‘foto’ van het werk van de hele afdeling. Denk aan processen rond beheer en onderhoud, inkoop, nieuwbouw, contracten, schoonmaak, facilitair, financiën en governance.”
Thema’s, protocollen en meer Ook belangrijke thema’s krijgen een duidelijke plek. Zo wordt duidelijk hoe de afdeling werkt op het gebied van risicomanagement en asset management. Daarnaast worden protocollen, mandaten, organogrammen en templates voor rapportages opgenomen. Verder komt terug welke stappen worden gevolgd bij projecten en beheeractiviteiten. Dennis: “Dit draagt ook bij aan de integriteit en transparantie.”
Voorspelbaarheid en kwaliteit Het doel van het document is om meer voorspelbaarheid en kwaliteit te borgen in het werk van Vastgoed & Facilitair, legt Dennis uit. “Door afspraken en processen duidelijk vast te leggen, ontstaat voor iedereen dezelfde werkwijze. Dat helpt niet alleen bij de uitvoering van projecten en beheer, maar ook bij de verantwoording richting bestuur en accountant.”
Volgende stap in professionaliseren en structureren Het beleidsdocument wordt aankomend kwartaal eerst besproken in het managementteam. Daarna wordt het ter vaststelling voorgelegd aan de Raad van Bestuur. Na vaststelling wordt het document beschikbaar gemaakt via Zenya, zodat medewerkers er snel op kunnen terugvallen en het bruikbaar is voor onboardingprogramma Dennis: “Met dit document zet Vastgoed & Facilitair een volgende stap in het verder professionaliseren en structureren van het vastgoed- en facilitair beleid binnen ViVa! Zorggroep.”
Vragen? Voor meer informatie kun je contact opnemen met Dennis de Haas via vastgoed@vivazorggroep.nl.
Onderzoek naar aanpak schoonmaak
ViVa! Zorggroep heeft een onderzoek laten uitvoeren naar de inrichting van de schoonmaakdiensten. Het doel ervan is om te kijken of deze diensten efficiënt zijn ingericht en op elkaar zijn afgestemd of dat er aanleiding is tot herziening van de uitvoering van deze diensten. Daarbij wordt de schaarste aan (zorg) personeel in acht genomen. De vraag kan worden gesteld of schoonmaakpersoneel door efficiency kan opschuiven richting zorgpersoneel.
Door Willeke Heijne
ViVa! Zorggroep heeft Adviesbureau Contrast de opdracht gegeven, een advies te formuleren over de schoonmaakdiensten binnen onze organisatie, om deze zo efficiënt mogelijk in te richten. We veranderen, vernieuwen en verbeteren. De inzet van zorgtechnologie in balans met fysieke zorg speelt daarin een belangrijke rol. Al deze elementen leiden tot een zo goed mogelijke kwaliteit van leven.
Aanpak onderzoek Het onderzoek bestaat uit het verzamelen van relevante gegevens over de schoonmaakdienstverlening binnen ViVa! Er zijn daarom een paar representatieve locaties bezocht: Geesterheem, Heemswijk, Huis ter Wijck en De Boogaert. Daar zijn verantwoordelijke locatiemanagers en/of teamleiders geïnterviewd. Ook is gesproken met de adviseur Schoonmaak & Linnen.
Veel gesprekken, verschillende thema’s Tijdens de gesprekken zijn verschillende thema’s besproken die samen een goed beeld geven van de huidige organisatie en mogelijke verbeterpunten. Zo is onder meer gesproken over centraal beleid en uniformiteit, organisatie en aansturing, personele bezetting en functies, kwaliteit en werkprocessen, opleiding en instructie van personeel en het gebruik van middelen en materialen. Ook kwamen financiële inzichten, samenwerking met externe partijen, de mate van in- en uitbesteding van werkzaamheden en de toekomstbestendigheid en het innovatief vermogen aan bod.
Wordt vervolgd De diverse gesprekken hebben input opgeleverd voor het onderzoek naar een efficiënte schoonmaakorganisatie. Adviesbureau Contrast heeft een rapportage opgesteld met bevindingen en adviezen. ViVa! Zorggroep heeft de rapportage ontvangen. Op dinsdag 10 maart is de rapportage besproken. In de volgende nieuwsbrief delen we hoe we met de adviezen en bevindingen aan de slag gaan.
Vragen?
Voor meer informatie kun je contact opnemen met Willeke Heijne via vastgoed@vivazorggroep.nl.
Facilitair
Dit waren de artikelen van het thema Facilitair. Dankjewel voor het lezen van al het nieuws! Navigeer via het menu naar de andere thema's of ga weer terug naar het voorwoord.