Wonen & werken
Wegwijzer voor omgevingszorg gereed
Optimalisatie in- en uithuisproces verloopt in stappen
Huisvestingsplannen in 2024 op locatieniveau
Nieuwbouwprojecten een stap vooruit
Wie is… Harmen?
Het is zover!
Wegwijzer voor omgevingszorg gereed
Eindelijk is er een document waarin handvatten en kaders zijn opgenomen voor inrichting van de gezamenlijke leefomgevingen van onze bewoners. Het heet de ViVa! Wegwijzer Omgevingszorg. De mooi opgemaakte gids is gemaakt vanuit kennis en ervaringen uit de praktijk. De inzichten en uitkomsten van grote en kleine omgevingszorg-projecten die in 2022 op verschillende locaties zijn uitgevoerd vormen de basis.
Door Evelyn Boelhouwer
De ViVa! Wegwijzer Omgevingszorg is een dynamisch document, samengesteld met de kennis van nu, maar met de mogelijkheid om te wijzigen en aan te vullen in de toekomst. Het is bedoeld voor iedereen die zich bezighoudt met de fysieke leefomgeving van de mensen waar wij voor zorgen en de wens heeft hier meer van te weten of de omgeving te verbeteren.
Wat is eigenlijk omgevingszorg? Omgevingszorg is de kunst om een maximaal effect van comfort te halen uit de omgeving als geheel. Elk mens wordt beïnvloed door de omgeving waarin hij of zij zich bevindt. Meestal is dit een onbewust proces. Vanuit de omgevingspsychologie is aangetoond dat ons gedrag voor het grootste deel bepaald wordt door omgevingsfactoren. Naast de fysieke leefomgeving bepalen ook bejegening (hoe gedragen we ons naar de mensen), werkprocessen (hoe werken we rondom de mensen) en de dag-invulling (wat bieden we aan de mensen), hoe de omgeving wordt ervaren. Waarom is omgevingszorg belangrijk? Vanuit de afdeling Vastgoed werken we vooral aan de fysieke leefomgeving. De fysieke omgeving bestaat vanzelfsprekend uit het gebouw zelf, uit de ruimtes waarin de mensen zich in het gebouw bewegen en uit het groen in en om het gebouw. Maar ook de inrichting, zowel praktisch als zintuiglijk (denk aan meubilair, stoffering, kleuren, vormen, materialen, licht en verlichting, geluid, geuren, kou en warmte, etc.), en of een omgeving schoon en opgeruimd is, bepaalt in grote mate hoe we de omgeving ervaren.
Hoe helpt de wegwijzer goed aan omgevingszorg te werken? De omgeving is bij de hele inrichting niet te zien als één geheel, maar als een ingewikkeld patroon van prikkels die ons via de zintuigen bereikt. De fysieke leefomgeving van iemand die bij ons woont is dus van grote invloed op zijn of haar welzijn. De uitdaging om deze leefomgeving te optimaliseren is onze verantwoordelijkheid. De wegwijzer helpt ons om op een goede manier invulling te geven aan omgevingszorg.
Dit zit in de gids: veel inhoud én een concrete handleiding Het is duidelijk: de wegwijzer is iets waar we trots op kunnen zijn! Naast veel interessante inhoudelijke informatie is er een handleiding over hoe om te gaan met projecten op het gebied van omgevingszorg bij ViVa! Zorggroep en hoe de hazen daarbij lopen. Het document kan je hier bekijken, maar is ook opgenomen in Zenya.
Vragen? Voor meer informatie kun je terecht bij Evelyn Boelhouwer, e-mail naar e.boelhouwer@vivazorggroep.nl.
Optimalisatie in- en uithuisproces verloopt in stappen
We willen het in- en uithuisproces optimaliseren. Inmiddels heeft de Raad van Bestuur enkele besluiten genomen die nodig zijn om door te kunnen gaan met het project daarvoor. We ontdekken alleen dat we ingehaald worden door te tijd. Het blijkt dat als de voorgestelde procesverbetering (10 dagenplan, inclusief bijbehorend RASCI-model) nu geïmplementeerd zou worden, ViVa! Zorggroep binnen enkele jaren weer achter de feiten aan kan lopen. We willen juist een toekomstbestendige oplossing.
Door Lisa Labadie
In de nieuwsbrief van voor de zomervakantie gaven we al een update over het in- en uithuisproces. Vanuit de Nederlandse Zorgautoriteit (NzA), kan een zorgaanbieder na het overlijden of verhuizen tot een maximum van 13 mutatiedagen declareren. Neemt het proces meer tijd in beslag, dan worden deze dagen niet vergoed vanuit de Wet Langdurige Zorg (Wlz), wat verlies voor ViVa! Zorggroep tot gevolg heeft. Er zijn mogelijkheden om dit proces te optimaliseren.
Eerst aan de slag met de eerste 3 stappen Het is daarom belangrijk om eerst de data, waarop het plan ontwikkeld is, te toetsen. We willen weten of dit voldoende is om de toekomstige ontwikkelingen in de markt te borgen. Er is besloten het plan te toetsen aan verschillende scenario’s. Het toetsen vindt plaats door de eerste 3 stappen van het 10 dagenplan in te richten om dit vervolgens op de locaties en bij alle betrokkenen uit te rollen.
Dit zijn de stappen:
- Procesverbeteringen Zorgbemiddeling -> aanmelden nieuwe cliënten, wachtlijstmanagement, informatievoorzieningen nieuwe bewoners,
- Vooraankondiging vrijkomen nieuwe appartementen/ kamers inrichten in proces en bijbehorende ICT-systemen,
- Aankondiging definitief vrijkomen appartement/ kamer.
Verbeteringen op dit moment Op dit moment worden de huidige in- en uithuisprocessen op de locaties waar mogelijk verbeterd door meer gestructureerd contact met Zorgbemiddeling, inrichten melding vooraankondiging, aanpassen werkwijze ViVa! breed, gelijk te trekken door bijvoorbeeld alle locaties met dezelfde mailboxen te laten werken.
Informatie nieuwe bewoners meer doseren Nieuwe bewoners krijgen een informatiemap, een woon-map en soms ook nog een locatie-map. Dit kan oplopen tot wel 40 verschillende documenten. In een communicatie projectteam wordt gekeken wanneer, welke informatie verstrekt moet worden.
Vragen? Voor meer informatie kun je terecht bij Lisa Labadie, e-mail naar l.labadie@vivazorggroep.nl.
Huisvestingsplannen in 2024 op locatieniveau
ViVa! Zorggroep krijgt huisvestingsplannen op locatieniveau. De afdeling Vastgoed is gestart met de voorbereidingen voor het opstellen van deze plannen. Dit is een vervolg op het vigerende strategische huisvestingsplan (afgekort SHP) dat momenteel voor de gehele vastgoedportefeuille geldt, zowel voor de huur- als eigendomslocaties.
Door Dennis de Haas
In het SHP staat in grote lijnen aangegeven wat de missie en visie is vanuit vastgoed en de woonzorg. We willen het echter verdiepen door ook op locatieniveau een plan op te stellen. Zodat de plannen voor locaties ook in het SHP komen en alle keuzes daardoor goed aansluiten op de strategie.
Wat staat er in het huisvestingsplan van een locatie? In het lokale huisvestingsplan komen de issues aan de orde die op de locatie spelen, waarbij naast de reguliere opgave van planmatig onderhoud, ook mogelijke verbouwingen, transitie en toekomstplannen aan bod komen specifiek voor de locatie. Daarbij rekening houdend met de wet- en regelgeving, zoals de wet zorg en dwang bijvoorbeeld.
SHP meteen actueel maken Het doel is dat voor alle intramurale locaties een individueel plan wordt opgesteld in samenwerking met de locatie. Deze plannen moeten eind 2024 gereed te zijn. Deze gelegenheid wordt meteen aangegrepen om het huidige SHP te actualiseren. Het huidige plan is gemaakt in maart 2021 en er is veel gebeurd in de afgelopen 2,5 jaar.
Stip op de horizon De huisvestingsplannen die dan aan het eind van het aankomend jaar gereed zijn geven dan zowel de locatie, als onze afdeling voor de komende 5 tot 10 jaar houvast. De stip op de horizon is dan duidelijk. Uiteraard houden we wel elke 3 jaar de plannen tegen het licht en kijken we of ze nog steeds actueel zijn. Bijvangst is hopelijk dat het rust creëert op dit onderwerp en dat het voor iedereen, intern en extern helder is waar wij met de locaties naar toe willen.
Vragen? Voor meer informatie kun je terecht bij Dennis de Haas, e-mail naar vastgoed@vivazorggroep.nl.
Voortgang nieuwbouw
Nieuwbouwprojecten een stap vooruit
Op dit moment werkt ViVa! Zorggroep aan een nieuwbouwplan voor de locatie Huis ter Wijck in Beverwijk. Ook zijn we bezig met de voorbereidingen om een nieuwe locatie voor Geesterheem in Uitgeest te bouwen. Beide projecten hebben verschillende processtappen. Hoe gaat het met het verloop van deze nieuwbouwprojecten?
Door Bert Piket en Bill Schipper
In de vorige nieuwsbrief meldden we al dat ViVa! in mei twee intentieovereenkomsten tekenden. In Beverwijk werd met gemeente Beverwijk en woningcorporatie Pré Wonen afgesproken om de haalbaarheid van de nieuwbouw te onderzoeken. In Uitgeest werd dit niet veel later nog eens dunnetjes overgedaan. Samen met de gemeente Uitgeest en de Diaconie gaat ViVa! onderzoeken of vervangende nieuwbouw van Geesterheem haalbaar is.
Voor Huis ter Wijck kiezen we een architect In juni startten we met een kick-off voor beide locaties. Afgelopen maand hebben we de aftrap gehad met de projectgroep die aan de slag gaat met Huis ter Wijck. We zijn gestart met een architectenselectie. Daar hebben we beoordelingscriteria voor gemaakt, elementen die voor Viva! belangrijk zijn voor een succesvolle samenwerking. We verwachten richting einde van dit jaar de selectieprocedure door het projectteam af te ronden en bekend te maken met welke projectarchitect we verder gaan.
Werkgroepen binnenkort aan de slag met Huis ter Wijck Als we een architectenbureau hebben gekozen gaat het bureau met de werkgroepen aan de slag om een goed plan te maken. Ook plannen we voor begin 2024 een kennismaking met medewerkers en bewoners van de locatie en met de klankbordgroep.
De puzzel van Geesterheem Het project in Uitgeest heeft een langere aanloop, omdat we met de gemeente een vrij ingewikkelde puzzel leggen: voor onze nieuwbouw moeten de volkstuinen verplaatsen. Zij verhuizen naar de plek waar nu het jaarlijkse huttenfeest is. Ook dit evenement moet dan voortaan op een andere plek worden gehouden. Vervolgens zullen we de locatie Geesterheem willen verkopen. We hebben binnenkort contact met de gemeente en de diaconie van de PKN-kerk (eigenaar van de grond) om de communicatie op te starten. Zodat we Uitgeest goed kunnen voorbereiden op de veranderingen in hun dorp.
Vragen? Voor meer informatie kun je terecht bij Bill Schipper, e-mail naar vastgoed@vivazorggroep.nl.
Wie is… Harmen?
Participatie. Het is een woord waar meestal weinig belletjes bij gaan rinkelen. Ik hou me elke dag bezig met participatie: mensen betrekken en een rol geven bij woningbouwplannen. ViVa! Zorggroep heeft verschillende nieuwbouwplannen én vindt het belangrijk om een goede verhouding te hebben met de buurt waar zo’n grote verandering komt. Om dit omgevingsmanagement goed aan te pakken ben ik er. Op deze plek leg ik kort uit wat ik doe en vertel ik wat leuk is om over mij te weten.
Buurtbewoners betrekken Bij participatie komt veel communicatie kijken: bijvoorbeeld de buurtbewoners op de hoogte brengen. En natuurlijk een plek maken waar zij informatie kunnen lezen over het nieuwbouwproject. Ook moeten mensen hun zorgen of vragen kwijt kunnen. Ik kijk daarbij ook welke manier het beste aansluit bij de mensen. Zo kunnen we effectief en succesvol een plan uitwerken. De nieuwe Omgevingswet, hier heb je vast al een keer over gehoord, maakt het overigens ook belangrijk om mensen te betrekken.
Medewerkers moeten ook weten wat er speelt Voor ViVa! geldt dat interne communicatie ook belangrijk is. We moeten zorgen dat medewerkers op de hoogte zijn van de plannen. Een nieuwbouwproject is een ingrijpend en kostbaar project. Een nieuw gebouw moet straks heel lang mee kunnen gaan. En daarvoor moeten we met heel veel zaken rekening houden. Door vroeg te beginnen met de communicatie kunnen jij en je collega’s op tijd inbrengen wat belangrijk is en wat niet vergeten moet worden. En is over een tijd de voorbereiding van de verhuizing naar de nieuwbouw geen verrassing meer.
Een nieuw thuis: spannend voor de bewoners En natuurlijk zijn er bewoners die straks een nieuw thuis krijgen. Dat brengt in hun situatie een hoop spanning en onzekerheid met zich mee. Die willen we verlichten door hen (en hun contactpersoon) te laten weten dat we de verandering zo eenvoudig mogelijk gaan maken. Ook daarvoor is het nodig dat ze lang aan het idee kunnen wennen en dus vroeg over de plannen horen.
Iedereen voelt zich gehoord Wat is belangrijk in al het contact met bewoners, medewerkers én omwonenden? Het moet begripvol en vriendelijk zijn. En goed verzorgd. Zo kan iedereen zich gehoord voelen én zich de moeite waard voelen in het proces van elk project. Met als resultaat dat straks mensen enthousiast, maar minimaal tevreden zijn over het nieuwe gebouw.
Een beetje onafhankelijk? Ik woon in De Meern. Dat is niet in de buurt en deze afstand zetten we voor de projecten in als een extra plus. Ik kan daarmee voor de bewoners richting ViVa! Zorggroep een redelijke onafhankelijke rol innemen. Ook ben ik niet vast in dienst, maar ‘inhuur’. Die zelfstandige positie geeft omwonenden vertrouwen. Naast de vastgoedprojecten houd ik me ook bezig met deze nieuwsbrief. En ik werk voor andere organisaties: onder meer voor de gemeente Nieuwegein en het convenant Toekomstbestendig Bouwen (samenwerking van meerdere provincies).
Nog meer over mij Dit jaar was voor mijn gezin een bijzonder jaar. Ik was in juni 12,5 jaar getrouwd met mijn vrouw. Patricia en ik mogen voor vier prachtige kinderen zorgen. De jongste is in mei van dit jaar geboren en de oudste zit in groep 8. Ik hou van sporten: wielrennen (bij lekker weer) en ik speel hockey op de maandagavond. Verder ben ik graag in het weekend aan het klussen of ga ik op stap met het gezin. Ook zing en speel ik gitaar in de band van onze kerk, hier in Leidsche Rijn. Dat doe ik met veel plezier, maar nu het gezin groter wordt en meer aandacht vraagt, wel minder vaak.
Genoeg over mij. In de komende periode hoop ik langzaamaan jullie ook steeds beter te leren kennen!
Vragen? Heb je vragen? E-mail mij via h.vandoorn@vivazorggroep.nl of spreek me op woensdagen, bijvoorbeeld tijdens de lunch op kantoor.