Wonen & Werken
Effectiever werken
Minimale tijd tussen uit- en inhuizen
Een woning op onze woonzorglocaties moet zo snel mogelijk weer beschikbaar zijn voor een nieuwe bewoner: dat is natuurlijk belangrijk voor de nieuwe persoon die mogelijk al een tijdje wacht op een plek. En ook voor ViVa! Zorggroep is het financieel van belang. Een aantal jaar geleden is hard gewerkt om de doorlooptijd tot onder de 10 dagen te laten zakken. Helaas ligt de gemiddelde doorlooptijd nu rond de 15 en loopt het op tot zelfs 20 dagen. Daarom is eind 2025 een project gestart om het proces in rap tempo én om het structureel te verbeteren.
Door Rafael Aroca Morales
Binnen ViVa! zijn er op jaarbasis veel mutaties. Ongeveer 30% van de plekken wisselt jaarlijks van bewoner. Al die keren wordt er een woning opgeleverd en komt er weer een nieuwe bewoner. Een soepel proces is nodig, zeker omdat we kunnen verwachten dat deze aantallen in de toekomst verder stijgen.
Stappen blijven onbewust hangen
Dat de doorlooptijd toeneemt heeft één belangrijke oorzaak. Sommige stappen in het proces (onbewust) blijven hangen: betrokken afdelingen krijgen te laat een melding dat een woning vrijkomt. Dat kan gebeuren als er een nieuwe collega het werk overneemt en niet goed ingewerkt is op het proces. Of door het moment: als iemand vroeg in het weekend overlijdt. Als Vastgoed & Facilitair bijvoorbeeld pas laat horen dat een bewoner is overleden, schuift het hele proces op.
Samenwerking tussen meerdere afdelingen
Het in- en uithuizen is een proces waarin veel verschillende teams samenwerken. Denk aan zorgadministratie, zorgbemiddeling, de locatie zelf en de collega’s van vastgoed en facilitair. Juist omdat zoveel partijen betrokken zijn, is het belangrijk dat iedereen op het juiste moment aan de slag kan. Dat is een belangrijk onderdeel van het project dat eind 2025 is gestart, onder leiding van Anne Schouten. Zij werkt vanuit Portfolio Project Management (PPM) en begeleidt met haar collega’s binnen ViVa! jaarlijks ongeveer vijftien projecten die de organisatie verder helpen te verbeteren.
Minder handwerk, meer digitaliseren
Een belangrijk middel om het doel te bereiken is het proces verder te digitaliseren. Nu gebeurt een deel van de stappen nog handmatig. Door systemen beter te koppelen, denk aan het cliëntdossier ONS en het meldingssysteem Topdesk, moet informatie sneller beschikbaar zijn voor alle betrokkenen. Ook helpt de digitalisering om kennis minder afhankelijk te maken van individuele medewerkers. Door het proces goed vast te leggen en digitaal te ondersteunen, wordt duidelijker wie wanneer aan zet is.
Finetunen in 2026
Het project is inmiddels afgerond. Sinds begin dit jaar wordt het proces verder verfijnd door onder andere Larissa Noorman van het Facilitair Meldpunt. De verfijning gaat ons helpen om de doorlooptijd weer onder de 10 dagen te krijgen. Door als organisatie efficiënter te gaan werken, zorgen we ervoor dat woningen snel beschikbaar zijn voor nieuwe bewoners.
Vragen?
Voor meer informatie kun je contact opnemen met de afdeling Vastgoed & Facilitair via vastgoed@vivazorggroep.nl.
Vastgoed dat we niet nodig hebben
ViVa! legt focus op zorg en neemt afscheid van vastgoed verhuren
ViVa! Zorggroep kijkt sinds een paar jaar kritisch naar het vastgoed dat we gebruiken. Sommige panden die we huren of bezitten worden (grotendeels) verhuurd aan andere organisaties. Dat past niet bij het werk van ViVa! en daarom bouwen we dit stap voor stap af. Zodat we ons meer kunnen richten op onze kerntaak: goede zorg verlenen.
Door Harmen van Doorn
In 2025 is in het strategisch huisvestingsplan vastgesteld welke panden we willen behouden en welke panden niet direct nodig zijn voor de zorg. In de loop der jaren zijn constructies ontstaan waar locaties worden gehuurd en (deels) doorverhuurd. Dat levert relatief weinig op, maar vraagt wel veel administratie en beheer van de organisatie. Louise ter Horst, contractmanager Vastgoed: “We willen geen verhuurder zijn. Onze kerntaak is zorg verlenen. Daarom kijken we kritisch naar vastgoed dat we alleen gebruiken om te verhuren.”
Stap voor stap afbouwen
Inmiddels zijn 4 à 5 panden opgezegd. Het afbouwen kost tijd, omdat er vaak meerdere partijen en juridische afspraken bij betrokken zijn. Een voorbeeld zijn de aanleunwoningen naast Overkerck, waar ViVa! 14 woningen huurt en doorverhuurd. Ook bij locaties zoals de Citadel in Heemskerk geldt dit. Deze locatie wordt gehuurd en doorverhuurd aan onder meer een gezondheidscentrum, apotheek en tandarts. Voor Geesterhage in Castricum geldt dat ViVa! deels eigenaar is en dat het wordt verhuurd aan onder meer de GGD en een yoga-centrum. Louise: “Het ligt voor de hand om deze locatie te verkopen. De wijkzorg die in dit pand verblijft, kan ook uitwijken naar bijvoorbeeld ViVa! De Boogaert.
Ondersteunende functies blijven
Het stoppen met verhuur betekent niet dat er helemaal geen andere partijen meer in onze gebouwen komen. Voorzieningen die passen bij een woonzorglocatie blijven mogelijk. Louise: “Denk aan een kapper of andere voorzieningen in een woonzorglocatie. Dat ondersteunt het wonen en leven van bewoners. Maar panden beheren puur om te verhuren, daar gaan we echt mee stoppen.”
Vragen?
Voor meer informatie kun je contact opnemen met Louise ter Horst via vastgoed@vivazorggroep.nl.
Wijkzorgteams vaker bij woonzorglocaties
Naast het afbouwen van verhuur kijkt ViVa! ook naar de huisvesting van wijkzorgteams, wat in de vorige nieuwsbrief ook was te lezen. Op sommige plekken zitten teams nog in aparte kantoren. In de toekomst is het de wens om wijkzorgteams vaker te huisvesten bij woonzorglocaties.
Bij nieuwbouwprojecten, zoals bij de nieuwbouw van Huis ter Wijck en Heemswijk, kan daar rekening mee worden gehouden. Wijkzorg zou een integraal onderdeel van een woonzorglocatie moeten zijn; het zorgt op termijn voor cliënten op de locaties.
Ook de noodzaak van een locatie als de Cruquiusweg in Heemstede wordt bekeken; een andere oplossing past wellicht beter.
Blik op nieuwbouw woonzorglocaties: zo staat het ervoor
De verschillende nieuwbouwprojecten hebben allemaal een eigen tempo en route. Waar bij het nieuwe Huis ter Wijck de voorbereiding voor de bouw heel concreet wordt, wordt langzaam maar zeker duidelijk dat een nieuw Geesterheem echt gaat lukken. En de planvorming van Heemswijk is in een stroomversnelling gekomen. Voor locatie De Marke geldt dat een eerste plan in de maak is. In dit artikel een overzicht van de actuele stand van zaken.
Door Harmen van Doorn
De nieuwbouwplannen van ViVa! Zorggroep vallen ook op bij het Noord-Hollands Dagblad. De krant besteedde aandacht aan de noodzaak ervan. In een artikel wordt duidelijk waarom veel huidige woonzorgcentra steeds minder goed passen bij de zorgvraag in deze tijd. Wessel Meulenberg, projectleider nieuwbouw, vertelt dat dit komt door veranderingen in overheidsbeleid: "Mensen (...) komen pas in de laatste fase van hun leven in een woonzorgcentrum wonen. Waar dat eerst nog vijftien jaar was, is dat nu steeds vaker nog geen jaar.”
De drie nieuwbouwplannen worden specifiek genoemd. Alleen plan De Marke wordt in de krant niet genoemd, omdat de eerste contouren die Studio Vincke voor ons heeft getekend nog heel pril zijn.
Huis ter Wijck: sloop maakt ruimte voor nieuwbouw De sloop van de bebouwing op de plek van het nieuwe Huis ter Wijck is begonnen. Een eerste zichtbare stap die ruimte maakt voor de nieuwbouw. Ondertussen wordt met medewerkers nog over de verdere uitwerking gesproken, zoals de inrichting van de tuinen.
Tijdens een buurtavond in januari werd aan omwonenden een update gegeven over de plannen en was er in februari nog een afsluitende avond met de klankbord. Daaruit bleek dat veel buurtbewoners uitkijken naar de start van de bouw. Ruim 125 omwonenden bezochten de buurtavond. Er was veel enthousiasme over het nieuwe woonzorggebouw en de vernieuwing die het brengt voor het gebied tussen het Kuenenplein, Hilbersplein, de Grote Houtweg en De Witstraat. Ook was er media-aandacht voor de nieuwbouwplannen.
Geesterheem: nieuwe stappen in het voorjaar Eerder was al bekend dat het haalbaarheidsdocument voor een nieuw Geesterheem is goedgekeurd door het bestuur. In deze periode wordt in samenwerking met de gemeente en De Realisatie (de ontwikkelaar van woningen naast het nieuwe Geesterheem) gewerkt aan de laatste details van de samenwerkingsovereenkomsten en de koopovereenkomst. Het college neemt er een besluit over en ook de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht besluiten over de overeenkomsten voor ze deze tekenen.
In het voorjaar verwachten we een inwonersbijeenkomst te houden. Ervoor vinden gesprekken plaats met de volkstuinders en andere betrokken verenigingen. En ondertussen zijn er ook werksessies met medewerkers van de locatie en inwoners van Uitgeest. Een spannende periode!
Heemswijk: reacties op de plannen uit de omgeving In Heemswijk is er een informatieavond geweest voor omwonenden. Zij hebben gereageerd op de plannen. Ondertussen werken we door aan het Voorlopig Ontwerp. Voor we de nieuwe versie van het ontwerp presenteren aan de buurt, spreken we directe omwonenden specifiek over de gekozen positie van de nieuwbouw. Zij begrijpen niet alle keuzes van ViVa! en moeten wennen aan bepaalde onderdelen van het plan.
Ook voor de nieuwbouw van Heemswijk geldt dat werksessies met medewerkers terugkomen. Zo wordt elk nieuwbouwplan steeds concreter en gedetailleerder: van de eerste ideeën bij De Marke en het Schets Ontwerp voor Geesterheem, tot Voorlopig Ontwerp dat voor Heemswijk wordt gemaakt en het Definitief Ontwerp van Huis ter Wijck, waarvoor een Technisch Ontwerp gemaakt wordt. Zodat een aannemer daadwerkelijk kan bouwen.
Vragen? Voor meer informatie kun je contact opnemen met Wessel Meulenberg via vastgoed@vivazorggroep.nl.
Grip dankzij nieuwe aanpak medische testen
Steeds meer logistieke processen worden efficiënter. Een goed voorbeeld daarvan is het vernieuwde proces rondom de medische testen. Voor onder meer bloedtesten en testen op corona, het noro-virus en griep is het proces opnieuw ingericht.
Door Harmen van Doorn
Op alle locaties staat inmiddels een box met een standaardvoorraad testen van het Streeklab Haarlem. Zo zijn de meest gebruikte testen altijd direct beschikbaar wanneer ze nodig zijn.
Meer structuur in het proces
Als een test is afgenomen, zorgt Logistiek ervoor dat deze wordt opgehaald en naar het Streeklab Haarlem wordt gebracht. Ook het bijbestellen van nieuwe testen is eenvoudiger gemaakt. “De locaties kunnen nieuwe testen nu gewoon bestellen via Topdesk,” vertelt Robert Boer, manager van team Inkoop & Logistiek. “Alle aanvragen komen digitaal binnen. Dat geeft veel meer structuur dan wanneer dat, zoals voorheen, telefonisch gebeurt.”
Meer overzicht en duidelijkheid
Doordat het proces nu centraal en digitaal is ingericht, is beter zichtbaar welke aanvragen er zijn en wat er moet gebeuren. Dat helpt om het werk overzichtelijker te maken. “De medewerkers van Logistiek zijn er enthousiast mee bezig”, zegt Robert. “Ze pakken hun ondersteunende rol goed op. Het werk is goed onder controle.”
Logistiek verder ontwikkelen
Naast het verbeteren van afzonderlijke processen wordt ook gekeken naar de verdere ontwikkeling van de logistieke organisatie. De manier waarop de Technische Dienst is georganiseerd is daarin een grote inspiratie. Een volgende nieuwsbrief gaat hier dieper op in. Ook verwachten we binnenkort een nieuwe teamleider Logistiek te kunnen aannemen.
Vragen?
Voor vragen of meer informatie kun je contact opnemen met het team Inkoop & Logistiek via inkoop@vivazorggroep.nl.
Noodkasten volledig geplaatst
De logistieke afdeling is druk bezig geweest met het plaatsen van noodkasten op verschillende locaties. Dit is inmiddels afgerond. Op een andere plek in deze nieuwsbrief schrijven we daar over.
Wonen & Werken
Dit waren de artikelen van het thema Wonen & Werken. Dankjewel voor het lezen van al het nieuws! Navigeer via het menu naar de andere thema's of ga weer terug naar het voorwoord.